En el ámbito de la gestión de una Comunidad de Propietarios, es habitual que surjan interrogantes sobre quién es el responsable de los fondos económicos y cómo pueden salvaguardarse. No es un tema baladí, ya que de su buena administración depende que los servicios funcionen, las instalaciones se mantengan en buen estado y que los propietarios no se vean en la necesidad de aprobar derramas.
Las finanzas básicas de la Comunidad de Propietarios abarcan gastos necesarios: electricidad, energía, agua, limpieza, mantenimiento de servicios cotidianos, seguros, pequeñas reparaciones u opcionales como las obras, reformas y proyectos de rehabilitación. Para afrontarlos, la comunidad dispone del presupuesto ordinario y de unos fondos económicos que funcionan como reserva legal destinada a garantizar su propia estabilidad.
Estos fondos comunitarios se nutren principalmente de las cuotas que cada propietario abona periódicamente y de los rendimientos que genera la inversión de los excedentes o de las cuotas anticipadas para futuras actuaciones en los elementos comunes. Actualmente se puede invertir la tesorería con un interés garantizado y liquidez absoluta.
Pero ¿quién es responsable de estos fondos económicos de la comunidad?
La respuesta no es sencilla, ya que entran en juego varias figuras fundamentales. Si existe un Administrador de Fincas profesional colegiado, que se encarga de la gestión de la finca, será esta persona física o jurídica quien elabore la contabilidad, realice cobros y pagos y presente los resultados en la junta anual ordinaria a los propietarios. No dispone de capacidad de autonomía pues está supeditado al mandato recibido.
El presidente de la comunidad, como representante legal, asume la máxima responsabilidad sobre la supervisión de la gestión económica, en el supuesto de carecer de tesorero o secretario. Todos ellos tienen la obligación de velar por el buen uso de los fondos económicos, conforme al mandato emanado de juntas en favor de la Junta de Gobierno.
En la práctica, la colaboración entre presidente, secretario y administrador es fundamental para que los recursos económicos se utilicen de forma eficiente. Pero también resulta esencial contar con un buen programa de seguros, porque la gestión económica de una Comunidad de Propietarios no es precisamente una balsa de aceite de primera calidad.
Fondos económicos y gastos de la Comunidad de Propietarios
La gestión de los fondos económicos en una Comunidad de Propietarios está expuesta a errores voluntarios o involuntarios, avaricia, dolo o administración desleal que puede menoscabar el mantenimiento de las zonas comunes, poniendo en riesgo la seguridad y conservación del inmueble.
Tipos de gastos que repercutirán en los fondos económicos de una Comunidad de Propietarios
Los gastos ordinarios son los necesarios para el sostenimiento básico. Entre ellos se incluyen:
- Suministros e instalaciones a las zonas comunes (ascensores, piscina comunitaria, jardines, etc.)
- Mantenimiento de portales, escaleras o garajes.
- Gestión financiera, tasas e impuestos.
- Salarios de personal propio, colaboradores y personas externas.
- Obras menores.
En algún momento, la comunidad afrontará otros gastos, que requieren inversiones extraordinarias y pueden ir acumulando fondos para generar beneficios, como por ejemplo:
- Obras de mejora o rehabilitación de fachadas, cubiertas, saneamiento, viales, zonas de ocio y deportivas.
- Instalación de sistemas de seguridad.
- Adquisición de herramientas y equipamiento.
- Implantación de medidas de eficiencia energética.
¿Quién debe pagar los gastos de la comunidad?
La ley establece que todos los propietarios están obligados a contribuir a los gastos de la comunidad, su reparto se realiza en función de la cuota de participación asignada a cada vivienda o local dentro del conjunto del edificio en los Estatutos o en Título constitucional.
Además, la Ley de Propiedad Horizontal obliga a las comunidades a contar con una reserva económica específica para imprevistos y obras importantes. Es el denominado fondo de reserva de una Comunidad de Propietarios.
¿Qué garantías existen para la gestión de los fondos económicos de la comunidad?
Ya sabemos que los fondos económicos son el pilar básico para el buen funcionamiento de la Comunidad de Propietarios, también quienes pueden administrar dichos fondos. Ahora analizaremos qué medidas se pueden adoptar para la transparencia y la protección frente a los diversos riesgos.
El Administrador de Fincas por delegación de la junta de gobierno y del presidente, se encarga de la gestión diaria, propone el presupuesto, presenta las cuentas, realiza pagos y tiene acceso a las cuentas bancarias de forma presencial o digital. Sin duda, su honorabilidad está fuera de duda, sin embargo, esa confianza no está exenta de algunas prácticas excepcionales que dañan la imagen de este colectivo profesional. El riesgo de errores, omisiones o actos dolosos se puede asegurar mediante los seguros de responsabilidad civil profesional y caución.
Por otro lado, el tesorero y en su defecto quien ejerza el cargo de presidente de la comunidad es el responsable último de supervisar, responder y velar por el buen uso de los fondos económicos de la comunidad. La negligencia de ambas figuras se puede minorar mediante la suscripción de un seguro de responsabilidad civil específico o la incorporación de garantías en la póliza multirriesgo de la finca.
Todas estas figuras afrontan responsabilidad civil o incluso penal en caso de un mal uso de los fondos económicos de la comunidad.
Principales riesgos en la gestión de los fondos económicos de la comunidad
Los fondos comunitarios están expuestos a riesgos tales como:
- Impagos de cuotas: la falta de vigilancia en su gestión genera tensión de liquidez.
- Errores contables o desajustes: una mala organización o gestión conlleva desequilibrios financieros.
- Fraudes internos: por apropiación indebida o administración desleal.
- Ciberataques: hoy en día, administradores y comunidades son objetivos habituales de ciberdelincuentes que acceden a cuentas bancarias o información sensible.
- Suplantación de identidad: ciberdelincuentes que se hacen pasar por proveedores, empresas de servicios o incluso por el presidente o administrador de la comunidad para ordenar pagos falsos.
- Manipulación de facturas y la cuenta de abono por hackeo de las cuentas de las comunidades gestionadas por el Administración de Fincas: para dar cobertura a los fondos de las comunidades por transferencias debido a correos interceptados (Man in the middle), es necesario disponer de las garantías de suplantación de identidad y ampliación para cuentas bancarias.
Estos escenarios muestran que en la actualidad existen riesgos cada vez más sofisticados que pueden poner en jaque los fondos económicos de cualquier comunidad.
Seguros: la clave para proteger los fondos comunitarios
Debemos tener en cuenta que las pólizas de responsabilidad civil profesional, aunque ofrecen cobertura frente a errores derivados del ejercicio de la actividad profesional y también de la no profesional, no amparan hechos relacionados con ciberriesgos, fraudes digitales, suplantación de identidad ni tampoco la apropiación indebida de fondos comunitarios.
Esta circunstancia implica que, si el administrador, presidente, tesorero, secretario o cualquier miembro de la junta de gobiernos de la comunidad recibe, por ejemplo, un correo manipulado y transfiere fondos a una cuenta fraudulenta, la aseguradora no asumirá la pérdida. Lo mismo ocurre en casos de hackeo de sistemas, alteración de facturas o pagos falsos a proveedores suplantados. Por ello, resulta necesario ofrecer garantías aseguradoras que cubran estas situaciones, como por ejemplo:
Con un seguro de ciberriesgo
Los ciberdelincuentes utilizan técnicas cada vez más sofisticadas para acceder a cuentas bancarias, alterar facturas o suplantar la identidad de proveedores. Ante estos riesgos, el seguro de ciberriesgo para Administradores de Fincas se ha convertido en una herramienta esencial para proteger los fondos económicos de las comunidades que gestiona frente a:
- Suplantación de identidad mediante el correo electrónico u otro tipo de instrucciones fraudulentas que aparentan ser de proveedores, servicios o responsables de la comunidad.
- Alteración engañosa de facturas para desviar fondos.
- Transferencias indebidas desde cuentas comunitarias: asegura la reposición de dinero en caso de que se realicen pagos a cuentas ajenas falseadas.
- Extorsión cibernética (ransomware): por secuestro de datos o sistemas con fines de extorsión económica.
- Pérdida de beneficios y recuperación de información en sistemas y operaciones alteradas dolosamente.
El seguro de caución, también muy necesario
El seguro de caución es una magnífica herramienta que protege los fondos de la comunidad ante una apropiación indebida o desvío de dinero por parte de las personas que lo gestionan, ya sea administrador o responsables internos. Es una excelente garantía porque da:
- Cobertura frente a apropiaciones indebidas.
- Tranquilidad para los propietarios: al saber que su dinero está protegido, incluso ante situaciones de dolo o uso fraudulento.
- Confianza en la gestión al permitir que la comunidad opere sabiendo que existe una garantía financiera que respalda las decisiones del administrador de los fondos, para tranquilidad de los propietarios.
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